Hyvin suunniteltu: työkalut graduntekoon ja muihin projekteihin

graduvinkit5

On aina kummallista ajatella, mitä teki vuosi sitten. Vuodessa ehtii tapahtua koko joukko asioita, mutta silti se menee joka kierroksella nopeammin. Viime vuonna tähän aikaan vietin pitkiä päiviä yliopiston rauhallisemmassa lukusalissa yhden ja saman tiedoston äärellä, ja joka päivä se tuntui keskeneräisemmältä. Näin vuotta myöhemmin gradu tuntuu oikeasti ihan mukavalta ajanjaksolta elämässä, vaikka se olikin suurin suoritukseni tähän asti.

Koska moni aloittelee juuri nyt seminaaria ja isoa opinnäyteprosessia, ajattelin laittaa jakoon omat keinoni kaaoksen hallintaan ja järjissään pysymiseen. Takuuta en vinkeilleni anna, eivätkä ne tee autuaaksi, mutta ilman näitä kikkoja oma tutkimusrupeamani olisi ollut huomattavasti hankalampi. Keinot soveltuvat hyvin myös muunlaisien projektien hallintaan – ja elämään yleensä.

graduvinkit1 (1)

Graduvihko ja ajatuskartat

Ensimmäisenä seminaaripäivänä ostin yliopiston kaupasta mustan A4-kokoisen vihkon, josta tein graduvihkoni. Puolentoista vuoden ajan se kulki mukanani alati pulskistuen ja piti sisällään kaiken: ensimmäiset suunnitelmat, ajatuskartat, analyysipohdinnat, printatut artikkelit ja valtavasti muistilappuja. Onnistuin melko lailla pitämään kaiken samassa paikassa, ja se auttoi vietävästi.

Ajatuskarttoja käytin gradun lisäksi kaikkia muitakin akateemisia tekstejä kirjoittaessani. Aloitin heittelemällä ajatukset paperille, minkä jälkeen hahmottelin tekstin rakenteen. Koodasin ajatuskartan kohdat eri symboleilla sen mukaan, mihin kappaleeseen ne sijoittuisivat. Itse kirjoittaminen helpottui, kun tarvitsi vain purkaa auki ajatukset kunkin symbolin alta. Gradun analyysia tehdessäni lisäsin pakettiin vielä muistilappuja, joille kokosin kappaleiden päälinjat.

graduvinkit7

Muistiinpanokortit

Lähdekirjallisuutta lukiessani tein muistiinpanot korteille, joiden yläreunaan kirjoitin lähdeviitteen. Jos halusin lisätä omia ajatuksiani, laitoin ne selvyyden vuoksi hakasulkeisiin. Säilytin kortteja kapeassa laatikossa teemoittain: keskustelunanalyysi, henkilöhahmot ja niin edelleen. Teemojen rajat merkkasin tarralapuilla. Kun lähdin kotoa muualle kirjoittamaan, otin laatikosta mukaan relevantin kasan kortteja ja kuljetin niitä kirjekuoressa.

Korttitekniikka auttoi ennen kaikkea tekstin suunnittelussa. Pystyin rakentamaan kokonaisia lukuja jakamalla kortteja kasoihin kappaleittain; tämä olisi ollut hankalampaa, jos muistiinpanot olisivat olleet vihkossa. Logiikka on sama kuin ajatuskartoissani: kun tekstin rakenne ja sisältö on suunniteltu hyvin, ei tarvitse kuin kirjoittaa se auki.

Muistiinpanokortit voi hankkia valmiina tai tehdä itse vaikka kierrätyshenkisesti. Minun korttini on leikattu poistomyynnistä löytyneen luonnoslehtiön jämäköistä sivuista.

Älkääkä vain kuvitelko, etteivät korttini olisi koskaan olleet sekaisin. Olivat ne. Usein. Niiden järjestelystä ei kuitenkaan ollut mitään haittaa, päinvastoin se oli hyvää mieleenpalauttamista.

graduvinkit6

Tehtäväkalenteri

Otin viimeisenä opintokeväänä käyttöön hyväksi havaitsemani työkalun, joka oli jo aiemmin auttanut minua pysymään järjissäni tilanteessa, jossa kursseja oli päällekkäin monta ja deadlineja lähestyi joka suunnasta. Piirsin paperille tavallisen seinäkalenterin kaltaisen ruudukon, jossa näkyivät jäljellä olevat kevätkuukaudet. Ruudukkoon kokosin kevään deadlinet ja tehtävät yksi kerrallaan pienillä tarralapuilla. Laput olivat siirreltävissä, kun tilanteet muuttuivat.

Kalenteri auttoi hahmottamaan, millaisia viikkoja oli tulossa ja milloin millekin asialle kannatti antaa aikaa. Se mahdollisti tekemisen jakamisen järkevästi pitkin kevättä ja säästi jossain määrin viimeisen illan (tai viikon) paniikilta. Minulla loppukevääseen jäi ensin tyhjiä viikkoja, mutta se oli vain hyvä, sillä hiljalleen laput siirtyivät alemmas seinällä. Samaan aikaan ne kuitenkin vähenivät, ja ennen kuin kalenteri loppui, viimeinenkin lappu oli lähtenyt.

graduvinkit2

Graduplakaatti

Kävin yliopiston kielikeskuksessa muutaman gradutyötä edistävän kurssin, joista tärkein oli tietysti kesän 2018 graduretriitti. Kursseilla käytettiin tekniikkaa, jossa kolmenvärisille muistilapuille kirjoitettiin valmiit, keskeneräiset ja vielä aloittamattomat tehtävät. Laput liimattiin yhdelle isolle kartongille. Tekniikka auttoi näkemään, missä vaiheessa iso projekti oli.

Prosessin alussa plakaattia oli hankala koota, sillä käsitystä kaikista tulevista tehtävistä ei vielä ollut. Konkretiaa oli vaikea löytää, kun isoja gradun palasia ei vielä pystynyt pilkkomaan pienempiin osiin. Gradun edetessä plakaatti kävi kuitenkin hyödylliseksi ja alkoi kuvata realistisemmin työn tilannetta. Minulla se toimi tehtäväkalenteria passiivisempana motivaattorina, jonka lappuja vaihtelin ja liikuttelin aina iloisesti yhden osa-alueen viimeisteltyäni.

graduvinkit9

Oli iso projektisi sitten gradu, kandi, oppari tai mikä tahansa muu ponnistus, toivon, että löydät sinulle sopivat työkalut! Ihmisen pää on hieno kone, mutta rajallinen, ja asioiden kirjaaminen ylös lievittää usein stressiä. Lopuksi haluan jakaa vielä kaksi olennaista vinkkiä:

  • Pilko aina tehtävät pienempiin osiin. Älä “tee gradua”, vaan lue artikkeli, suunnittele yksi teorialuku, keskity iltapäivä analyysiin, kirjoita johdanto.
  • Kirjoita ensin, editoi sitten. Ne ovat kaksi täysin erilaista vaihetta, älä turhaan laita aivojasi solmuun.

Miten sinä hallitset isoja projekteja? Salaisuudet jakoon!

Looking back is a strange thing: a year can hold so much yet go incredibly quickly. This time last year I spent day after day in the less crowded university reading room, filling pages of a file that seemed to get more incomplete by the day. A year later, the Master’s thesis doesn’t feel like an impossible load of work but a rather nice and interesting period in my life.

What helped me with the biggest project I’d undertaken so far was having certain tools for controlling the chaos and organising my work. Now that a lot of people are embarking on their thesis journeys or starting new projects, I felt the time was right to share my tips and tricks. They won’t magic your troubles away, but they certainly made my work a lot easier.

Thesis notebook and mind maps

On my first day of Master’s seminar, I bought a big black A4 notebook to keep all my plans, ponderings, mind maps, and printed articles in. The notebook travelled with me for almost a year and a half, and I always knew where to find my stuff.

Mind maps were a much-used tool throughout my university studies. Whatever it was I was writing, I started with putting my thoughts into one. Next, I figured out the structure of the text by marking the pieces of information with different symbols to pile them into paragraphs. Then all I had to do was to write it out.

Notecards

When reading reference material, I made all my notes on notecards, starting with the reference marked on top of the card. If I wanted to add my own thoughts, I put them in square brackets for clarity. The pile of cards was kept in a box, divided by theme with post it notes: conversation analysis, characterisation, and so on. When I left home to work in a library, for instance, I took the relevant part of the pile with me in an envelope.

Much like the mind map system, the notecards helped me structure my writing. I could pile the cards again and again to plan paragraphs, which would have been harder had my notes been in a notebook. Every once in a while, I had to check if I had all my cards in order, but it only helped me stay on track of what I’d already gathered.

You can buy your notecards or make them yourself – reuse material, if you can! I made mine from a kraft paper sketchbook I found at a discount.

Task calendar

The task calendar had proved its value before, when I had several classes running at once and deadlines approaching from every direction. The idea is simple: I drew a regular blank calendar, taped it to the wall, and added all the tasks and deadlines on little pieces of adhesive paper. The tasks could be moved on the grid when needed.

The calendar made it possible to plan the weeks ahead and see when there was space for certain tasks. Instead of doing the good old last minute panic, I could spread the workload more evenly. At first, my calendar had empty weeks at the bottom, but that was good, as it left space for the tasks to slowly move down the wall. The trick was, they also became lesser and lesser, and the last piece of paper vanished before it reached the end of the calendar.

Process poster

This last trick I learned on the writing courses I took during the thesis process (the best of them being the writing retreat in summer 2018). On those courses, we broke down the process and wrote all the tasks on post it notes in three different colours: one for finished, one for incomplete, and one for the tasks that were yet to be started. The notes were placed on a big piece of cardstock paper so we could see the whole picture.

For me, the process poster was at its most useful when the thesis writing was already underway. At the beginning, I wasn’t able to break down the tasks to small enough pieces, but later on, the poster became a nice motivator.

– – –

Whatever your big project looks like, I hope you’ll find the tools that are a right fit for you and your style of working. For my last tips, I’d like to remind you of these two things:

  • Fill you to-do lists with small, manageable tasks, don’t just “work on the thesis”. Read an article, plan a chapter, focus on the analysis, write your introduction and so on.
  • Write first, edit second – don’t try to do both at once. They are two completely different phases.

How do you manage big projects? Do spill the beans!

Advertisements

2 thoughts on “Hyvin suunniteltu: työkalut graduntekoon ja muihin projekteihin

  1. Maura says:

    No täähän tuli kuin tilauksesta! Ainakin graduvihko ja tehtäväkalenteri taitaa mennä pian kokeiluun 👍 Itselle usein isoin stressi syntyy epätietoisuudesta ja tehtävien hajanaisuudesta, ja tällaisten keinojen avulla vois jäädä enemmän aivokapasiteettia käytettäväks siihen itse kirjoittamiseen😊

    • Lotta says:

      Loistavaa, että ajoitus meni nappiin! Mulla on ihan sama juttu: jos kaiken joutuu pitämään vain omassa päässään, koko kaaos tuntuu paljon todellista isommalta. Siksi koitan parhaani mukaan levittää asioiden ylös kirjaamisen ilosanomaa. :D Työn iloa! ♥

Kirjoita kommentti

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s